Excel, Microsoft tarafından geliştirilen çok fonksiyonlu ve her derde deva bir uygulamadır. Bu uygulama ile tablolar üzerinden yapamayacağınız hemen hemen hiçbir şey yoktur. Peki, Excel kullanarak muhasebe takip edilebilinir mi? Bu yazımızda Excel'in muhasebe işlemlerindeki avantajları, dezavantajları ve neden özel muhasebe yazılımlarını tercih etmeniz gerektiğini detaylı bir şekilde ele alacağız.
Önemli Not
Excel uygulamasını Ece Ajandası ya da kara kaplı defterin dijital hali olarak nitelendirebiliriz. Nasıl bir ajanda üzerinde istediğimiz yere istediğimiz şeyi yazıp, onu istediğimiz yerde toplayıp, hiçbir sınırlama olmadan görme şansımız varsa Excel'de de benzer şekilde istediğinizi yapabilirsiniz.
Excel ile Muhasebe: Mümkün Mü?
Excel, temel muhasebe işlemleri için kullanılabilir. Basit gelir-gider takibi, müşteri listeleri, stok kayıtları gibi işlemler için Excel tabloları oluşturulabilir. Ancak, işletmeniz büyüdükçe ve muhasebe işlemleri karmaşıklaştıkça Excel'in yetersiz kaldığını göreceksiniz.
Excel'in Muhasebe İçin Dezavantajları
Dikkat: Esneklik Her Zaman İyi Değildir
Muhasebe gibi kontrolü verinin girildiği, her bir rakamın değerli olduğu, belli şartlar sağlandığında verinin belli alanlara işlenebildiği bir disiplinde Excel'in sağladığı esneklik size sorunlar açabilir.
1. Veri Giriş Hataları
Örnek verecek olursak, sizin bir gelir gider tablonuz olsun. Tarih, açıklama, gelir, gider alanları olsun. Yani 4 sütun üzerinde veri giriyorsunuz. Müşterinizden para aldınız ve bunu gelir sütununa yazmalısınız. Ancak anlık bir dikkatiniz dağıldı ve gelir sütunu yerine hemen yanındaki gider sütununa geçtiniz ve tutarı oraya kaydettiniz. Ya da tabloda birçok veri var ve siz bir değer girerken bir önceki satırdaki sütuna girip orda eski yazdığınız tutarı yanlışlıkla değiştirdiniz. Fark etmeden Excel dosyanı kaydedip çıktınız. Artık bir yerlerde bir yanlış olup olmadığını bulabilmek için epeyce uğraşmanız gerekecektir.
2. Güvenlik Zafiyetleri
Excel dosyaları genelde yüklü olduğu bilgisayarda çalışır. Şifre yoksa tıklandığında hemen açılır ve siz tüm veriye hemen ulaşırsınız. Muhasebe yazılımlarında ise size kullanıcı adı ve şifre sorar. Bilemezseniz programı açamazsınız. Ayrıca programlar kopyalama işlemlerine karşı kendilerini korurlar.
"Excel dosyalarını 100 bilgisayara kopyalasak 100 kişi o bilgiler aynı anda girip görebilir, değiştirebilir. Ancak muhasebe yazılımlarında kullanıcı sayısı olduğundan programlara ancak belli sayıda kişi, sizin ya da yazılım firmasının onayı ile girebilir."
- Demsoft Yazılım Uzmanları
3. Yetkilendirme Sınırlamaları
Excel dosyalarında erişim şu şekildedir: Şifresiz ise herkes dosyaya ve içindeki tüm tablo ve sayfalara ulaşabilir. Şifreli ise şifreyi bilen yine tüm dosyaya ve içindeki veriye ulaşabilir. Salt okunur yaptığınızda veriyi görebilir ama değiştirme yapamaz. Muhasebe yazılımlarında ise yetkilendirmeler daha detaylıdır. Programa girerken yazılan kullanıcı adı ve şifre ile yetkilendirme başlar.
4. Çoklu Kullanım Zorlukları
Excel temel olarak tek bir bilgisayarda kişisel olarak kullanım için tasarlandığından Excel dosyalarını çoklu kullanıcı ile kullanamazsınız. Örneğin ağ sistemi kurdunuz. Bir bilgisayarda Excel dosyasının olduğu klasöre paylaşım verdiniz. Siz Excel dosyasını açtınız ve veri girmeye başladınız. Arkadaşınız aynı dosyayı ağdan açtığında onda dosya salt okunur olarak açılır. Yani işlem yapamaz. Sizin yaptığınız işlemi anlık göremez.
Excel vs. Profesyonel Muhasebe Yazılımları Karşılaştırması
| Özellik | Excel | Profesyonel Muhasebe Yazılımı |
|---|---|---|
| Veri Güvenliği | Kısıtlı (şifre koruması) | Gelişmiş (kullanıcı bazlı yetkilendirme) |
| Çoklu Kullanıcı | Sınırlı | Tam destek |
| Otomatik Yedekleme | Manuel | Otomatik |
| Raporlama | Manuel formüller gerektirir | Hazır rapor şablonları |
| Güncelleme & Destek | Yok | Düzenli güncelleme ve teknik destek |
| E-Fatura Entegrasyonu | Yok | Tam entegrasyon |
| Mobil Erişim | Kısıtlı | Tam destek (web/mobil uygulama) |
Excel Muhasebe Yazılımı Gelişmeye Kapalı Kalır
Bir alanda gelişim kolektif bir çalışmanın, bazen de rekabetin sonunda gelir. ERP, muhasebe yazılımları bir sektör olarak hem mevzuat hem de teknolojik gelişmeleri takip ederek yazılımlarını geliştirmekteler. Excel ile muhasebe tutmak istediğinizde, Excel muhasebe programı yazdığınızda ise kapalı devre bir alanda, yalnızca kendi bilgi birikiminizle bir şeyler yapmaya çalışacağınızdan birçok kazanımdan mahrum olacaksınız.
Excel'in Avantajları
- Esnek ve özelleştirilebilir yapı
- Düşük başlangıç maliyeti
- Yaygın kullanım (çoğu bilgisayarda var)
- Basit işlemler için yeterli
Excel'in Dezavantajları
- Veri güvenliği zayıf
- Çoklu kullanıcı desteği yok
- Hata yapmaya açık
- Ölçeklenebilir değil
Excel Veri Güvenliği
Burada dikkat edilmesi gereken en önemli konu veri güvenliği. Excel dosyanızı herkes kendine rahatlıkla alabilir. Sizin tüm mahrem bilgilerinizi, ticari sırlarınızı mail, WhatsApp, flashdisk ile kendine alabildiği düşündüğünüzde bu riske girmeye değer mi diye düşünmek gerekir. Veri güvenliğinin diğer yönü virüsler, hackleme, dosyaları şifreleyerek para isteme gibi birçok dış saldırılara açık hale geliyorsunuz.
Yazılım Uzmanlık ve Emek Gerektirir
Son olarak herkes kendi uzman olduğu alanda faaliyet göstermesi, o alanda enerjisini sarf etmesi daha profesyonelce bir yaklaşımdır. Tekstilci, makine mühendisi, gıda üreticisi mutlaka kafa yorduğunda, ya da internetten Excel muhasebe programı adı altında bir dosya ile muhasebesini tutmaya başarabilir. Ancak sürekli bu dosyaların güvenliği ile uğraşmak, geliştirmesine kafa yormak bir muhasebecinin ya da işletme sahibinin enerjisini tüketir.
Sonuç: Excel Muhasebe Programı Değildir
Excel muhasebe programı değildir. Belki bazı işlerinizi ilk zamanlar yapıyorum, burada şu şu işlerimi çözebiliyorum izlenimi verecektir. Ancak bir süre sonra mutlaka ya hesaplarda, ya raporlarda ya da işlerin büyümesiyle yetersiz kalacaktır. Excel'den verilerinizi programa aktarmakta sıkıntılı olacağından baştan yazılım ile işe başlanın faydasını göreceğine emin olun.
Muhasebenizi Demsoft Yazılım ürünleri ile tutun. Farklı işleriniz için, basitten profesyonele kadar, birçok sektör için özel geliştirdiğimiz, her bütçe için bir muhasebe programımız mevcut.
Demsoft Yazılım Çözümleri
Demsoft Yazılım olarak farklı işleriniz için, basitten profesyonele kadar, birçok sektör için özel geliştirdiğimiz, her bütçe için bir muhasebe programımız mevcut. Bize ulaşın, işletmeniz için size uygun programa beraber karar verelim.